مدیریت زمان و مدیریت اثربخش

در وبلاگ بهتایم هم میتوانید این مطلب و مطالب مشابهی را مطالعه کنید.

هر کجا که سخن از سازمان و گروههای کاری در قالب رسمی و غیر رسمی برای تحقق نیازهای اجتماعی به میان میآید، مدیریت و رهبری محور فعالیتهای آن قرار میگیرد، زیرا تا نیروی انسانی متخصص و مدیران لایق و کارآمد وجود نداشته باشند از منابع مادی، انسانی و مالی استفاده مناسب به عمل نمیآید.

مدیریت زمان، یعنی استفاده بهینه از منبع زمان که یکی از منابع محدود و در دسترس هر فرد میباشد که برخلاف بسیاری از منابع دیگر به مقدار مشخص در اختیار وی گذاشته شده و امکان انتقال آن از فردی به فرد دیگر یا خرید و فروش آن وجود ندارد.

امروزه متخصصان و دست اندرکاران در زمینه مدیریت، بحث جدیدی را تحت عنوان مدیریت اثربخش مطرح میکنند، بطوری که در عصر ما کارایی و بهرهوری والاترین هدف و ارزشمندترین مقصد همه مدیران است. همه در جستجوی کارایی بیشتر و نتیجه بخشی بالاتر و بهرهوری فزونتر میباشند و تلاشهایشان در این راستا شکل میگیرد. در این نگرش جدید متخصصان معتقدند که یکی از شروط لازم برای اثربخشی مدیران اعمال مدیریت زمان است. بطوریکه لاکت کلید خود راهبری و اثربخشی را اعمال مدیریت زمان میداند. او کنترل وقت را برای هر مدیری که بخواهد در کارش به نتیجه اساسی برسد، امری حیاتی میشمرد.

با استفاده از تحقیقات متخصصانِ مدیریت زمان، میتوان مهارتهای مدیریت زمان را به دو مقوله کلی مهارت فردی و مهارت سازمانی آن تفکیک کرد. مهارت فردی شامل برخی الگوهای عمومی رفتار است که اغلب افراد عادی در زندگی شخصی و خانوادگی خود در استفاده از وقت و مدیریت آن به کار میبرند و مقوله دیگر مهارت سازمانی مدیریت زمان است که فقط اختصاص به افرادی دارد که مدیریت یک سازمان را عهدهدار میباشند و منظور از مهارتهایی سازمانی مدیریت زمان ،آن دسته مهارتهایی است که یک مدیر در استفاده موثر از وقت در جهت تحقق اهداف سازمان و در رابطه با اجرای وظایف حرفهای خویش اعمال مینماید.

مدیریت زمان یک مهارت قویِ شخصی است. تنها خود شما ساعت اوج کار، بازه زمانی که میتوانید روی چیزی متمرکز باشید، و نیازتان به خوراک و خواب را میدانید. با استفاده از آنچه درباره خودتان میدانید، میتوانید یک استراتژی مدیریت زمان موثر ایجاد کنید. با خودتان صادق باشید. مثلا اگر جز آدمهای صبحکار نیستید، وانمود نکنید!

اهمیتی ندارد حرفه ما چیست، یک مدیر هستیم یا تازه کارمان را شروع کردهایم، همگی با کمبود وقت دست و پنجه نرم میکنیم. بهبود مهارتهای مدیریت زمان برای همهی کسانی که در تیم شما فعالیت میکنند از جمله خودتان، کلید موفقیت حرفهای و بهبود کارآییست.
دائما مشغول بودن و موثر بودن، دو مساله متفاوت هستند.
دائما مشغول بودن این است که روزتان را به از این شاخه به آن شاخه پریدن و در پایان با دستاوردی بسیار کم بگذرانید. موثر بودن یعنی اینکه از زمان هوشمندانه استفاده کنید و در مدت زمان کمتری موفقیت بیشتری به دست آورید. مهارت مدیریت زمان، بین پیشرفت و در جا زدن تفاوت ایجاد میکند.

راهکارهای مدیریت زمان

انسانهایی که کارآیی بسیار بالا دارند، زمانشان را بسیارخوب مدیریت میکنند، چرا که به جای تمرکز بر روی فعالیتهایی که برای کامل کردن یک هدف نیاز است، بر روی نتیجه کار تمرکز میکنند. به این ترتیب آنها:
هرکار را در موعد مقرر و کاملا به موقع انجام میدهند.
کار بسیار با کیفیتی ارائه میدهند.
از شهرت حرفهای برخوردارند.
تعادل بهتری بین زندگی شخصی و حرفهایشان دارند.
استرس کمتری تجربه میکنند.

راههای بسیاری برای بهبود مدیریت زمان شخصی و جمعی وجود دارد اما یکی از موثرترین آنها اجرای قاعده ۲۰/۸۰ است.

قاعده ۲۰/۸۰

این قاعده بیان میکند که رابطه تساوی بین ورودی و خروجی وجود ندارد. به عبارت دیگر، شما با ۲۰ درصد تلاش به ۸۰ درصد از نتیجه میرسید. از بقیه زمانتان برای کارهایی مثل، جلسات، ایمیل، تماسهای تلفنی و… استفاده میکنید. نکته کلیدی برای افزایش کارآیی این است که بر روی آن ۲۰ درصد از وظایفی که منجر به نتیجه میشوند، تمرکز کنید. این وظایف ممکن است پیچیده، دشوار، زمانبر باشند، اما باید بالای TO DO List قرار بگیرند. بقیه مسولیتهایتان باید اولویت پایینتری بگیرند.

یک TO DO List درست کنید.

مدیریت زمان با برنامهریزی شروع میشود. هر روز صبح لیستی از وظایفی که به توجه و رسیدگی فوری شما نیاز دارند، تهیه کنید. از قانون ۲۰/۸۰ استفاده کنید تا به کارهایی که باعث پیشرفت دپارتمان شما میشوند، اولویت بالاتری بدهید. TO DO List مزایای زیادی دارد:

تمرکز شما را بر روی اهداف نگه میدارد.
به شما کمک میکند حتی وظایف کوچک را به یاد داشته باشید.
به شما کمک میکند به کاری که مهم یا اورژانسی است، اولویت بدهید.
موجب ذخیره زمان میشود.
شما را تحت کنترل و در مسیر درست نگه میدارد.
از آنچه انجام دادهاید و زمان آن سند تهیه میکند.
زمانی که کارهای کامل شده را علامت میزنید، حس دستیابی و موفقیت ایجاد میکند.

ما در بهتایم وظایفی که به شما اختصاص یافته را برای شما در لیستی مانند TO DO List لیست قرار میدهیم و در صورتی که به موعد تحویل آن وظیفه نزدیک شوید، به شما هشدار میدهیم.

مدیریت زمان و مدیران

مدیران مسئول ساماندهی زمان خود و کارکنانشان هستند، آنها باید بدانند اعضای تیم چگونه از زمانشان استفاده میکنند. این اصلا آسان نیست، چرا که هرکسی نقاط قوت و ضعف متفاوتی دارد و از راههای مختلفی برای کار کردن و برقراری ارتباط استفاده میکند. ایجاد یک تیم با همبستگی و کارآیی بسیار بالا زمان میبرد، اما اولین قدم این است که همه اعضا مهارتهای مدیریت زمانشان را بهبود ببخشند. و این پروسه از بالا شروع میشود، یعنی خود شما.

مدیریت زمان شخصی

مهارتهای فوقالعاده مدیریت زمان برای همه ضروری است، به خصوص برای مدیرانی که باید اولویتهای تجاری مدیران ارشد را با نیازهای تیم و مشتریان همزمان جلو ببرند.
در اینجا راهکارهایی ارائه شده که با استفاده از آنها میتوانید از زمان به طور موثری استفاده کنید.

همزمان چند کار انجام ندهید.

برای اینکه بیشترین بازدهی را داشته باشیم، احساس میکنیم که باید چندکار را همزمان انجام دهیم، اما در واقع وقتی روی یک کار متمرکز میشویم، موفقیت بیشتری کسب میکنیم. انجام همزمان چند کار درواقع بهرهوری را پایین میآورد زیرا به پایان رساندن کارها بیشتر به طول میانجامد.

یاد بگیرید نه بگویید.

اگر احساس خستگی و فشار میکنید، مودبانه از قبول وظایف بیشتر سرباز بزنید. با TO DO List لیست مشورت کنید تا ببینید قبول وظیفه جدید میتواند در به موقع کامل کردن کاری که در اولویت شماست، اختلال ایجاد کند یا خیر.

برای هر کاری تاریخ سررسید تعیین کنید.

تاریخهای واقعبینانه تعیین کنید و به آن پایبند باشید. ( با بهتایم اینکار را به سادگی انجام دهید)

تنفس و استراحت داشته باشید.

بدن شما به استراحت و تنفس منظم نیاز دارد تا دچار فشار در ماهیچهها و چشم، سردرد و گرفتگی عضلات پا نشوید، ذهن هم به تنفس نیاز دارد تا استراحت کند و تازه شود. سعی کنید در میز کارتان ناهار نخورید. اگر به خودتان استراحت و تنفس کوتاه و منظم بدهید، متمرکزتر و خلاقتر خواهید بود و توانایی رو به رو شدن با موقعیتهای استرسزا را خواهید داشت.

مدیریت زمان گروهی

بهبود عملکرد منابع انسانی با استفاده از تکنولوژی...